广东省有史以来最大型的海外华侨盛会“世界广东同乡联谊大会”，已于12月4日成功落下帷幕。鲜为人关注的是，来自世界各地的3300多名广东乡亲从下飞机到离开广东，其接待安排竟然全是国旅假期“一手包办”。
旅行社与政府部门联手操作的这次大型“会议服务”的成功，使“会议会展全套服务”话题在旅游业内引起强烈的关注：旅行社在做大这块蛋糕时到底充当了什么角色？相对如雨后春笋般冒出的众多专门的订房、订车服务有限公司，旅行社承办“会议会展服务”的优势在哪里？
人性化专业化是成功的保证
首先，让我们来看一组相关数据：
海外粤籍华侨华人及港澳台同胞数量3000多万，此次会议邀请人数约为3300人，所有到会嘉宾非贵即富，从比例来说是万里挑一。
来自五大洲70多个国家和地区的嘉宾同时入住广州市10间高星级酒店，使用总统套房、豪华套房、标准房等不同等级房间2300多间。
主办机构与独家接待社国旅假期进行了长达365个工作日的接待筹划。
大会动用各语种导游150多人，会前举行了多次不同主题的有针对性的培训。
会议期间，同时动用了112台新款大、中型旅游巴士。
如此大的工作量足以让人瞠目结舌。为保证这个超大型会议团的服务质量，主办机构经过多方甄选，委托有50多年接待大型会议团队经验的旅行社国旅假期负责接待。
从接到接待任务开始，国旅假期依照“会议会展全套服务”的两大特点———专业化和人性化进行操作。
专业化一：成立专门“世粤联会接待指挥工作班子”，并成立酒店组、导游接待组、司机调度组等工作组，分别由专人负责。
专业化二：根据ISO9001制定相关制度。如规定接待期间所有工作人员的手机24小时开机，以便发生紧急情况可随时联动；为协助主办单位及酒店工作人员，旅行社特别安排工作人员在酒店坚守岗位。
专业化三：所有资料书面化，相关人员人手一份。如各司机、导游不但持有详尽的《会议团队行程》，12月2日各嘉宾陆续抵穗又另有《接机计划表》，12月3日上午在中山纪念堂举行开幕式除了常规的计划表外，另有《车辆行车线路、停放、人员进场线路示意图》、《开幕式座位安排表》。
专业化四：对导游进行培训。先后对“联会意义”、“旅游景点”、“中变成果”、“家乡新貌”等进行培训。
专业化五：对会议沿途接待线路及嘉宾参观景点多次进行彩排。
人性化一：在嘉宾入住酒店及整个接待过程中，营造温馨、浓郁的乡情氛围，如在酒店用传统乐器演奏粤剧等。
人性化二：针对不同客人派精通外语或潮州话、客家话、广州话等不同语种的导游进行服务。
人性化三：用餐的菜式是粤菜、潮州菜、客家菜各占三分之一，强调吃广东菜、喝广东酒水。
人性化四：发放名片大小的信息服务卡，方便客人保存，卡上有主办单位及旅行社相关负责人员的电话、入住酒店电话及地址。
广东人开会开出新花样
对于众多政府部门、行业协会、及大公司等机构的“会务经办人员”来说，筹备和组织一趟会议或会展，为了“吃、住、行、议、游”等，经常要捱更抵夜，呕心沥血，每开一次会，就要脱一层皮。更有会议经办人苦笑说“筹组会议，就是最好的瘦身减肥活动”。
找旅行社，从头至尾提供“一揽子”的会议、会展全套服务，是近年来广州会议、会展服务市场的一件新鲜事。以往的会议，一般由主办方全包，但这种操作方式只适合人数规模200人以下、或同城运作和同城召开的会议。如果与会人数达到上千人或者是异地往来、各地同步的运作会议，主办方不是要投入大量的人力和时间，就是要耗费大笔的金钱，非常不方便，在目前政府部门人员精简的情况下，再由政府部门“大包大揽”组织和筹备会议，就显得有些捉襟见肘。 1995年后，陆陆续续有一些政府部门开始找旅行社代为安排一些异地会议，双方能走到一块来分工安排会议，主要是冲着旅行社可以提供高折扣的团体飞机票。
至今，通过旅行社来安排会议已远远超出折扣飞机票的范畴。“节省人力、物力与时间”、“安全、有序举行会议”，成为主办机构与旅行社达成“ 会议全套服务”的共识。刚刚结束的“世粤联会”3300多海内外嘉宾已经来了一趟“广州揭幕、深圳闭幕、全省参观”；上个月，1000名“保险精英”从广州出发参加的云南会议，穿州过省；去年，一跨国公司召集全球2000多名员工在广州中山纪念堂开完“全球销售年会”后，再去天河体育中心搞“员工运动会 ”，最后在长隆夜间动物世界举办“公司嘉年华狂欢会”……会议会展全套服务，正在广东国旅假期、广之旅等大型旅行社中红红火火地展开。
会议会展服务商机无限
广州的会议会展服务，一般表现为“展览＋会议＋订房、订票、接送、参观等旅游配套”。它与每年春、秋两季的“广交会”结下很深的缘分。从 20世纪八十年代起，利用一年两届“广交会”之间的空档展期举办的各类主题会展蓬蓬勃勃兴起，直接带旺了广州的会展服务。因为一个展览，它不仅要求有主办方，还要有广告公司去筹展、展览公司去布展、旅行社的“展览＋会议＋订房、订票、接送、参观等旅游配套服务”去参展等各承办方的有力配合，才能成功、顺利地运作下去。如广东省旅游局、广州市旅游局每年举行的“广州国际旅游交易会”，吸引几千名海内外“会议服务行家”云集花城，全力去打造“广东会展，商机无限”的金字招牌。
大力提倡并坚持在旅行社中设立“会展商务奖励旅游分公司”的中国旅行社协会副会长、国旅假期总经理李进茂认为，能满足主办方的要求，提供“ 会议会展全套服务”，是检验一个旅行社服务质量和综合经验的最好手段，大型旅行社与小型旅行社争夺旅游市场的客源，不能单一地依靠“广告战”、“价格战 ”，更应在“服务化、多元化”方面抢夺高端的会展、会议客源市场。
“发票观念”亟待更新
综观世界旅游业，“会议会展全套服务”是众多境内外旅游推广机构的重点。澳大利亚旅游界就十分看好会议、会展旅游市场，每年邀请全球的旅行社去推广“澳大利亚，最好的会议、会展之都”。香港旅游发展局还特别印制“会议会展旅游业务运作指引专册”，用以指导国际上各大旅行社。不久前，上海还特别成立了“会展协会”协调各方资源。
有业内人士指出，“会议会展全套服务”虽然为广州市甚至广东省带来较大的经济收益，但一些部门认为旅行社依法纳税的旅行社发票不能报销入账，使广州的旅行社在开展“会议会展全套服务”时，“名不正，言不顺”。业界认为，2002年在琶洲岛建成的占地70万平方米的广州国际会展中心，虽然解决了展场的硬件问题，但要在“发票观念”等方面对“会议会展全套服务”有新的认识，还需省、市有关部门的重视和扶持，广州的“会议会展全套服务”市场才会迎来一个“黄金岁月”。
