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浅谈中小型会议策划

时间:2009-12-15 16:41:00     来源:www.meetingguilin.com     作者:桂林会议接待     点击:746

会议,故名思义“会而议”,而会议策划则为“会而备”,下面就我个人会议策划的经验与心得浅作探讨,借鉴给大家,共享会议策划资源.

  会议筹备:会议筹备前期应该先罗列出会议筹备时需要做的工作。像明确会议宗旨、落实会议主题、会议名称、会议时间、地点及参会代表,包括会场的确定、经费的谈判等许多工作。而这些工作,光靠一个人是很难完成的,所以必须成立临时会议筹备小组。

    筹备组大致由以下成员组成:筹备组组长、后勤处、秘书处。组长负责全过程的协调、安排工作。后勤处负责联系各种会议所需的备品,包括联系会场、摄影、投影及会议礼品、水果、鲜花等准备工作。秘书处负责的工作是整个会议的软件部分,包括起草各种文档、接待、协调等工作,是至关重要的。会议必备文件有以下几个:《会议通知》、《嘉宾证(出席证)》、《会议服务指南》、《会议议程》、《会议注意事项》、《参会嘉宾通讯录》、《筹备组通讯录》等。《会议通知》、《嘉宾证(出席证)》在会议召开一周前寄给参会人员,凭证出席,剩下的统一用会议文件袋装好,备于会议前发给每个参会人员一份。

    需要强调的是《会议服务指南》中须注明会议宗旨、会议时间、地点、参会人员名单及会场内情况的简单介绍,最好附上一份会场地图,便于参会人员了解会场情况;《会议议程》中包括整个会议的名称、主题、时间安排、发言先后次序及发言主题、主办单位与协办单位等;《会议注意事项》主要是强调会议议题及宗旨,避免跑题、避免会场秩序混乱。

    开会前的两小时内筹备组必须布置好会议现场,一般中小型的会议现场布置要注意以下几个方面:

  一、宾客姓名标签的摆放

    现在较为流行的是圆桌会议,因为这样宾客不分主次、先后;但是如果正好会场没有圆桌会议室怎么办?那就只好选择长型的,长型会议桌则一定要按宾客的身份、主次把顺序安排好,在这方面多用些心,这个是至关重要的,一般会议主办人应坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推,当然也可灵活掌握,但一定要有利于宾客的发言,提升会议气氛。

  二、投影、扩音设备的提前布置调试

    投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅,扩音设备应于会议前1小时调试好。

  三、鲜花、水果的布置

    鲜花一定要鲜艳,水果一定要新鲜、漂亮,这都是为了使沉闷的会议室增添一丝亮点。

    当这一切准备工作全部到位后,或许会有提前到的嘉宾,这时一定要做好接待工作,不能让客人感到冷场,给每个与会人员发一份会议资料,包括会议文件袋、笔记本和笔。然后,当嘉宾陆续到齐后,招待各位嘉宾入位,并吩咐会场服务人员倒上茶水。

    会议管理:会议管理看似简单,但实质上如果要把它做好也是得废一番苦心的。会议要讲究质量。开会手机铃声此起彼伏、抽烟耳语、迟到早退、讲话不入主题、会上不说,会后发牢骚等现象,都是会议质量不高、会风不好的典型例子。会议管理要做好须注意以下几个事项:

  一、召开会议须事先明确三个角色:会议主持、会议调度和会议记录。

    会议主持起到一个主线的作用,其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。

    会议调度,起到把握整个会议主题,以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任,负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。

    会议记录,详细记录会议的要点和细节,准备会议纪要,以便于会后做出客观的会议评估。起到一个支持的作用,负责准确记录会议的要点并发放会议纪要,最后确认执行人及完成时间。

  二、制定会议纪律并严格遵守。这个在给每个人发的会议材料中的《会议注意事项》里面就要写明,诸如,进入会场前把手机调至振动或关机,这一点在与会者进入会场前也要提醒一下。

  三、主持人、调度人利用各种方法使会议紧扣主题,提升会议气氛,使与会的每一个人都敢于说、参于说,从而达到预期的效果。大家都缄口沉默对会议本身来说不是好事情,只有让每个于会者都围绕话题说出真正想说的,真正有价值的才达到了会议的最高境界。

  会议追踪:会议组织者除了通知、组织会议外,一定要保证会上决定的会议目标、工作任务得到全面贯彻。与会者在会上在充分讨论一个事情后,必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。最后会议跟踪、监督工作更是不容忽视。只有监督将会议议项完成了,会议才真正结束了。

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