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如何做好会议服务

时间:2010-1-18 17:03:00     来源:www.meetingguilin.com     作者:www.meetingguilin.com     点击:1844

办会是办公室的重要职责,也是办公室工作能力的具体体现。会议服务工作则是会议活动中的重要组成部分,是会议正常进行和取得预期效果的重要保证。

  近年来,江苏省广播电视总台每年举办的大小会议多达五六十次。要确保这些主要会议和活动的质量,就要根据会议的要求,抓住会议的主要特点和环节精心策划,做好预案,协调各方,落实责任,竭诚服务,细致周到。

  会前要谱好“曲”。会务工作人员必须制订详细的计划,考虑和安排好方方面面的问题。在明确会议时间、地点、人员的基础上,针对会前需要的准备工作要成立会议临时筹办机构,进行明确分工。对大型会议或规格较高的会议,一般要成立文秘组、宣传报道组、会务组、翻译组、后勤车辆保障组、安全保卫组等工作小组,若有室外活动还应成立交通秩序管理组(邀请驻地公安交警配合)。不论会议规格高低、规模大小,都要对每一项任务、每一个细小的环节,每一项具体工作明确到人。

  会前检查一般分为由领导人听取大会各工作小组汇报和现场检查两种方式,其中现场检查是主要形式。会前检查的重点是会议文件材料的准备、会场主席台的设置和席卡的排放、会场服务人员的就位、会议播放唱片的检查等。

  会中,要唱好“戏”。会中是从会议签到至会议结束的这一时间。场前服务工作主要包括会议的签到和材料分发、引导入座等工作。对规模较大、时间较长的会议,要制定场前服务方案,明确工作人员。对小型会议和时间较短的会议,都要进行会议签到工作,以便准确统计到会人数,使主持人掌握情况。

  场内服务主要包括会议记录、同传翻译、录音、摄像、照相以及其他会场服务。有颁奖活动的会议,要提前准备好奖状或奖牌,组织好礼仪小姐对颁奖领导和获奖人的引导。对要组织代表合影留念的大型会议,要落实好拍照的时间、地点,请摄影师提前排好座位并贴好领导名单组织好拍摄。对大中型或重要会议,在会场内要安排好值班人员,以便处理临时事项,做到内外联系、传递信息。

  场后服务主要包括场外安全保卫,预防其他突发性事件的发生,维护好会场秩序;安排与会人员的食宿;对照筹备方案与实际情况核实,看有无变动,以便做到临时调整。会议服务人员要随时为会议代表提供文秘及相关服务。

  会后要弹好“琴”。一方面要派专人负责了解与会代表返程时间和交通工具,协助购买机票、火车票;另一方面周密安排好与会代表的离会车辆送站工作。对个别因工作或其他原因需要暂留的代表,在住宿等方面要妥善安置,不使他们产生 “会散茶凉”之感。

  会议结束应及时清理会议服务过程中所发生的有关费用,并根据会前预算进行严格核算,与费用发生单位准确结账。将处理好的账目明细单报请领导审批后送财务部门报销。(作者单位:江苏省广播电视总台办公室)

Tags:会议服务        会务工作    会议接待     [打印] [关闭]
 
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